Overweegt u een HKZ-certificaat voor uw zorg- of welzijnsorganisatie? Dan wilt u vooraf twee dingen weten: wat gaat het kosten, en hoe lang duurt het? Het eerlijke antwoord op beide vragen is: dat hangt ervan af. Maar waarvan precies? Dat leest u in dit artikel. Zo weet u na het lezen waar u rekening mee moet houden en kunt u een goede inschatting maken voor uw eigen organisatie.
Wat houdt een HKZ-certificaat in?
HKZ staat voor Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector. Met een HKZ-certificaat laat u zien dat uw organisatie werkt met een kwaliteitsmanagementsysteem dat is afgestemd op zorg en welzijn. U legt vast hoe u werkt, u meet of het goed gaat en u verbetert waar dat nodig is.
Een HKZ-certificaat is niet wettelijk verplicht. Zorgverzekeraars en gemeenten vragen bij de inkoop van zorg wel vaak om een gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem, en HKZ is daarvoor een veelgekozen optie. Meer over de mogelijkheden leest u op onze pagina over HKZ-certificering.
Waar bestaan de kosten van een HKZ-certificaat uit?
De totale kosten van een HKZ-certificaat bestaan uit vier onderdelen. Het helpt om die apart te bekijken, want ze hangen elk van andere dingen af.
Begeleiding door een adviseur
Veel organisaties kiezen voor begeleiding bij het opzetten van hun kwaliteitssysteem. Een adviseur helpt u de juiste HKZ-norm te kiezen, voert de nulmeting uit en zorgt dat uw systeem aansluit bij hoe u nu al werkt. De kosten hiervan hangen af van hoeveel er nog moet gebeuren en hoeveel u zelf wilt doen. Begeleiding is niet verplicht, maar bespaart vaak veel tijd en voorkomt dat u meer doet dan nodig is.
Audits door de certificerende instelling
Het certificaat zelf wordt verstrekt door een onafhankelijke certificerende instelling. Die voert de externe audit uit en beoordeelt of uw organisatie voldoet aan de norm. Certificerende instellingen rekenen meestal per auditdag. Het aantal auditdagen hangt vooral af van de omvang van uw organisatie en het aantal locaties. De tarieven verschillen per instelling, dus het loont om meerdere offertes op te vragen.
Tijd van uw eigen medewerkers
Dit onderdeel wordt vaak vergeten, maar is wel degelijk een kostenpost. Uw medewerkers besteden tijd aan het beschrijven van werkwijzen, aan overleg, aan de interne audit en aan het gesprek met de auditor. Hoeveel tijd dat is, hangt af van uw startpunt en van hoeveel werk u uitbesteedt.
Doorlopende kosten na de certificering
Met het behalen van het certificaat bent u er nog niet. Het certificaat is drie jaar geldig, met elk jaar een tussentijdse audit door de certificerende instelling. Na drie jaar volgt een hercertificering. Houd in uw begroting dus rekening met jaarlijks terugkerende auditkosten en met de tijd die nodig is om uw systeem actueel te houden.
Overzicht van de kostenposten
| Kostenpost | Waar hangt het van af? | Eenmalig of terugkerend? |
|---|---|---|
| Begeleiding door een adviseur | Startpunt, omvang en hoeveel u zelf doet | Vooral eenmalig, optioneel doorlopend |
| Audits door de certificerende instelling | Omvang, aantal locaties, gekozen instelling | Eerste audit, daarna jaarlijks |
| Tijd van eigen medewerkers | Startpunt en mate van uitbesteding | Vooral eenmalig, daarna beperkt |
| Onderhoud van het systeem | Hoe goed het systeem is ingebed | Doorlopend |
Welke factoren bepalen de hoogte van de kosten?
Twee organisaties van dezelfde omvang kunnen toch verschillende kosten hebben. Dat komt door de volgende factoren.
- De omvang van uw organisatie. Meer medewerkers, afdelingen en locaties betekent meestal meer werk bij het inrichten en meer auditdagen.
- De complexiteit van uw zorg. Biedt u verschillende soorten zorg of werkt u met veel ketenpartners? Dan zijn er meer processen om te beschrijven en te toetsen.
- Wat er al geregeld is. Heeft u al vastgelegde werkwijzen, een klachtenregeling of een systeem voor het melden van incidenten? Dan hoeft er minder nieuw te worden opgezet.
- De gekozen HKZ-norm. HKZ kent verschillende normen, onder andere voor zorg en welzijn en voor kleine organisaties. Welke norm bij u past, bepaalt mede hoeveel werk het is. Lees meer over de HKZ-normen en over HKZ voor kleine organisaties.
- De keuze voor begeleiding en certificerende instelling. Tarieven en werkwijzen verschillen. Vergelijk daarom niet alleen op prijs, maar ook op ervaring in uw sector.
Wilt u weten wat HKZ voor uw organisatie kost? Vraag een gratis offerte aan. We kijken naar uw situatie en geven u een heldere offerte op maat, zonder verrassingen achteraf.
Hoe lang duurt een HKZ-traject?
Gemiddeld duurt een HKZ-traject drie tot zes maanden, gerekend van de nulmeting tot het certificaat. Waar uw organisatie binnen die bandbreedte uitkomt, hangt af van dezelfde factoren als de kosten: uw omvang, uw startpunt en de tijd die u er zelf in kunt steken.
De fasen van het traject
Een HKZ-traject verloopt grofweg in vier fasen:
- Nulmeting. We brengen in kaart wat er al staat en wat er nog nodig is. Zo weet u precies welke stappen u moet zetten. Lees meer over de nulmeting.
- Inrichting. U legt uw werkwijzen vast, richt de benodigde processen in en zorgt dat medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht.
- Interne audit. U controleert zelf of alles werkt zoals bedoeld, en lost afwijkingen op voordat de externe auditor komt.
- Externe audit. De certificerende instelling beoordeelt uw organisatie. Is het oordeel positief, dan ontvangt u uw HKZ-certificaat. Benieuwd hoe u zich hierop voorbereidt? Lees hoe u uw organisatie voorbereidt op een HKZ-audit.
Wat het traject versnelt of vertraagt
Een traject gaat sneller als er al veel is vastgelegd, als er één duidelijke eigenaar is en als de directie er tijd voor vrijmaakt. Vertraging ontstaat meestal door drukte in de dagelijkse zorg, door onduidelijkheid over wie wat doet of doordat de externe audit pas laat wordt ingepland. Wilt u vaart maken? Lees dan onze tips om snel een HKZ-certificaat te halen.
Zo houdt u de kosten beheersbaar
Een HKZ-certificaat is een investering. Met de volgende keuzes houdt u die investering overzichtelijk:
- Sluit aan bij wat u al doet. Beschrijf uw bestaande werkwijze in plaats van een nieuwe te bedenken. Dat scheelt tijd en het systeem past beter bij uw organisatie.
- Begin op tijd. Wie onder tijdsdruk werkt, maakt minder bewuste keuzes en heeft vaak meer externe hulp nodig.
- Kies één systeem voor meerdere normen. Werkt u ook met patiëntgegevens? Dan kunt u HKZ goed combineren met NEN 7510. Onderdelen zoals beleid, interne audit en directiebeoordeling gebruikt u dan voor beide. Lees meer in ons NEN 7510-stappenplan.
- Vergelijk certificerende instellingen. Vraag meerdere offertes op en let op wat er precies in zit.
- Houd uw systeem bij. Een systeem dat het hele jaar leeft, kost bij de jaarlijkse audit veel minder voorbereiding dan een systeem dat alleen voor de audit wordt afgestoft.
Hoe lang is een HKZ-certificaat geldig?
Een HKZ-certificaat is drie jaar geldig. In die periode komt de certificerende instelling elk jaar terug voor een tussentijdse audit. Na drie jaar volgt een hercertificering. Bij een positief oordeel wordt de geldigheid van het certificaat met drie jaar verlengd.
Veelgestelde vragen
Betaal ik elk jaar opnieuw?
Ja, na de certificering komt de certificerende instelling elk jaar terug voor een tussentijdse audit. Daar zijn kosten aan verbonden. Daarnaast kost het onderhouden van uw systeem tijd. Wilt u dat deels uitbesteden? Bekijk dan onze ondersteuning bij onderhoud en beheer.
Wat gebeurt er als de auditor afwijkingen vindt?
Dat komt vaker voor dan u denkt, en het betekent niet direct dat u het certificaat niet krijgt. U krijgt de gelegenheid om de afwijkingen op te lossen. Hoe beter u zich voorbereidt met een interne audit, hoe kleiner de kans op verrassingen.
Is HKZ duurder dan ISO 9001?
Dat is niet in het algemeen te zeggen. De kosten hangen bij beide normen vooral af van uw omvang, uw startpunt en de keuzes die u maakt. Wel is HKZ speciaal geschreven voor zorg en welzijn, waardoor het vaak beter aansluit op uw dagelijkse praktijk. Twijfelt u welke norm bij u past? Lees dan het verschil tussen ISO 9001 en HKZ.
Benieuwd wat HKZ voor uw organisatie kost?
Elke organisatie is anders, en daarom geven we geen standaardprijs. Wel maken we graag samen met u een heldere inschatting. Tijdens een gratis online intake bespreken we uw situatie, uw wensen en de stappen die nodig zijn. Daarna ontvangt u een offerte op maat, zodat u precies weet waar u aan toe bent.
Plan een gratis online intake of vraag vrijblijvend een offerte aan.