Kort samengevat:
- Het HKZ-certificaat combineert een generiek ISO 9001-kwaliteitsmanagementsysteem met sectorspecifieke zorgprocessen. Het vereist aantoonbare verbetering via de PDCA-cyclus en blijft drie jaar geldig met regelmatige audits. Organisaties tonen hiermee kwaliteit aan, vergroten hun marktpositie en verbeteren dagelijkse processen.
Het HKZ-certificaat bestaat uit twee onlosmakelijk verbonden delen: een generiek kwaliteitsmanagementsysteem gebaseerd op ISO 9001 en een sectorspecifiek deel dat zich richt op cliëntgebonden zorgprocessen. Samen vormen zij de kern van wat auditors toetsen en wat uw organisatie aantoonbaar veilig en navolgbaar maakt.
De belangrijkste HKZ onderdelen op een rij:
- Generiek deel (hoofdstukken 4 tot en met 9 van HKZ 165): organisatiebesturing, leiderschap, planning, mensen en middelen, evaluatie en verbetering, gebaseerd op ISO 9001
- Sectorspecifiek deel (hoofdstukken 1 tot en met 3 van HKZ 165): intake en toegang, uitvoering en cliëntdossier, veiligheid en incidenten, afronding en evaluatie
- PDCA-cyclus: het centrale verbeterprincipe dat alle onderdelen met elkaar verbindt
- Certificaatduur: drie jaar geldig met tussentijdse audits en hercertificering na afloop
De meest gebruikte normversies zijn:
- HKZ 143: voor kleine organisaties
- HKZ 165: de brede norm voor zorg en welzijn
- HKZ 166: specifiek voor zzp’ers in de langdurige zorg en thuiszorg
Wat houden de belangrijkste HKZ onderdelen precies in?
Elk HKZ-schema bestaat uit een generiek en een sectorspecifiek deel. Het generieke deel volgt ISO 9001 en is identiek voor een apotheek en een jeugdzorgorganisatie. Het sectorspecifieke deel verschilt per branche en richt zich op de directe zorgverlening aan de cliënt. De normen worden beheerd door NEN.
Het generieke deel: uw organisatie als geheel
Het generieke deel vraagt om een werkend kwaliteitsmanagementsysteem voor de gehele organisatie. Concreet gaat het om:
- Context en belanghebbenden: wie beïnvloedt uw organisatie en wie zijn uw stakeholders, zoals cliënten, familie en de IGJ?
- Leiderschap en beleid: de directie neemt het voortouw en borgt dat verantwoordelijkheden helder zijn belegd
- Planning en risicogestuurd werken: u stelt doelen en analyseert risico’s die de zorgverlening kunnen beïnvloeden
- Mensen en middelen: medewerkers zijn bevoegd en bekwaam, BIG-registraties zijn actueel
- Evaluatie en verbetering: interne audits, directiebeoordeling en bijsturing vormen de kern van de PDCA-cyclus
Het sectorspecifieke deel: rond de cliënt
Dit deel volgt het primaire zorgproces en vraagt aantoonbaar veilige en navolgbare zorg rondom de cliënt. De eisen omvatten intake en toegang, de uitvoering van zorg met een actueel cliëntdossier, een meldsysteem voor incidenten en een gestructureerde afronding met evaluatie.
Welke norm past bij uw organisatie?
HKZ 143 is bedoeld voor kleine organisaties. De norm bevat eisen uit de Wet kwaliteit klachten en geschillen zorg (Wkkgz) en thema’s die de IGJ belangrijk vindt, waaronder uitsluitingscriteria: u moet aantonen welke zorg u juist niet kunt bieden als de expertise ontbreekt. HKZ 165 is de bredere norm voor zorg en welzijn en geldt voor organisaties die meerdere activiteiten uitvoeren. HKZ 166 richt zich op zzp’ers in de langdurige zorg, thuiszorg en kraamzorg.
Risicogestuurd werken is geen bijzaak. Nieuwe HKZ-normen vragen dat professionals onderbouwen waarom zij bepaalde maatregelen kiezen op basis van actuele risicoanalyses. Dat vergroot de ruimte voor vakmanschap en maakt uw keuzes controleerbaar voor de auditor.
Wat u minimaal vastlegt: een beschrijving van uw belangrijkste processen, een actueel cliëntdossier per cliënt, een meldsysteem voor incidenten, bewijs van interne audits en de directiebeoordeling, en registraties van scholing en bevoegdheden.
De betrokkenheid van medewerkers en management is geen formaliteit. Een succesvol certificeringstraject vraagt om draagvlak op alle niveaus: van de directie die het kwaliteitsbeleid vaststelt tot de medewerker die dagelijks incidenten registreert.
Hoe verloopt het certificeringstraject stap voor stap?
Het HKZ-certificeringstraject kent een vaste volgorde. Wie de stappen goed doorloopt, voorkomt verrassingen tijdens de externe audit.
- Normkeuze en nulmeting: bepaal welke HKZ-norm bij uw organisatie past en breng in kaart welke processen, documenten en procedures al op orde zijn. Zo ziet u direct waar de prioriteiten liggen.
- Plan van aanpak opstellen: faseer de implementatie, wijs verantwoordelijkheden toe en stel een tijdsplanning op. Betrek medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie om draagvlak te creëren.
- Implementatie van de HKZ-eisen: beschrijf processen, stel instructies op en voer de gewenste werkwijzen in. Evalueer voortdurend of de uitvoering overeenkomt met het plan.
- Interne audit uitvoeren: toets de naleving voordat u een externe audit aanvraagt. Verwerk de bevindingen in correctieve acties en leg alles vast in rapportages.
- Externe audit fase 1 (gereedheidsbeoordeling): de certificerende instelling beoordeelt of uw organisatie klaar is voor de feitelijke toetsing.
- Externe audit fase 2 (feitelijke beoordeling): de auditor toetst of uw kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de HKZ-norm. Bij een positief oordeel ontvangt u het certificaat en wordt u opgenomen in het openbaar certificaatregister van HKZ.
- Tussentijdse audits en hercertificering: het certificaat is drie jaar geldig. Gedurende die periode controleert de certificerende instelling periodiek of u nog aan de voorwaarden voldoet. Na drie jaar volgt hercertificering.
HKZ adviseert om bij minimaal twee certificerende instellingen een offerte op te vragen, zodat u een weloverwogen keuze maakt voor een partij waarbij u zich prettig voelt.
Welke voordelen biedt het HKZ-keurmerk uw organisatie?
HKZ-certificering is meer dan een kwaliteitskeurmerk. Het is ook een middel om aan leveranciers- en aanbestedingseisen te voldoen en daarmee marktkansen te vergroten in de Nederlandse zorgmarkt.
- Vertrouwen bij cliënten en stakeholders: u toont aantoonbaar aan dat uw organisatie serieus werk maakt van kwaliteit van zorg
- Toegang tot aanbestedingen: certificering is bij gemeenten, zorgkantoren en de IGJ vaak een harde randvoorwaarde voor contractering
- Betere interne processen: de systematische aanpak dwingt u processen te beschrijven en te verbeteren, wat de dagelijkse werkwijze ten goede komt
- Gemotiveerde medewerkers: een helder kwaliteitssysteem geeft medewerkers houvast en vergroot hun betrokkenheid bij de organisatiedoelen
- Continue verbetering via PDCA: de directiebeoordeling en cliëntervaringsonderzoeken leiden aantoonbaar tot bijsturing, geen eenmalige acties
Organisaties die het keurmerk behalen, zijn zichtbaar in het openbaar certificaatregister van HKZ. Dat geeft opdrachtgevers, inkopers en zorgprofessionals direct inzicht in uw kwaliteitsstatus.
Hoe past u HKZ succesvol toe in de dagelijkse praktijk?
Het grootste risico bij HKZ-implementatie is dossiergericht werken: documenten opstellen om de auditor tevreden te stellen, zonder dat de werkwijze in de praktijk verandert. Auditors prikken daar doorheen. Wat telt, is aantoonbaar bewijs dat de PDCA-cyclus in de dagelijkse praktijk leeft.
Zorg dat uw interne audits objectief zijn. Medewerkers mogen niet hun eigen processen auditen, want zonder objectiviteit kan een audit direct worden afgekeurd door de certificerende instelling. In kleine organisaties is het inhuren van een externe kwaliteitsadviseur voor de interne audit een verstandige keuze.
Houd directiebeoordelingen en cliënttevredenheidsonderzoeken structureel, niet als jaarlijkse formaliteit maar als sturingsinstrument. Leg de uitkomsten vast en laat zien welke verbeteringen u hebt doorgevoerd. Dat is precies wat een auditor wil zien.
Risicogestuurd denken vraagt om een actuele risicoanalyse die past bij uw organisatie en uw cliënten. Een thuiszorgorganisatie heeft andere risico’s dan een dagbestedingslocatie. Maak die analyse specifiek en herhaal haar wanneer de situatie verandert.
Pro-tip: Koppel uw cliënttevredenheidsonderzoek direct aan uw verbeterregister. Zo ziet de auditor in één oogopslag hoe feedback leidt tot concrete aanpassingen in uw werkwijze, wat de PDCA-cyclus zichtbaar maakt zonder extra administratie.
Betrek leidinggevenden actief bij de HKZ-implementatie. Wanneer het management de kwaliteitsdoelen uitdraagt en zelf deelneemt aan evaluaties, werkt dat door in de hele organisatie. Medewerkers nemen kwaliteitszorg serieuzer als ze zien dat de directie dat ook doet.
Wilt u begeleiding bij uw HKZ-traject?
Consulex Services begeleidt kleine en middelgrote zorgorganisaties bij het behalen en behouden van het HKZ-keurmerk. Van de eerste nulmeting tot de externe audit en hercertificering: u krijgt praktische ondersteuning op maat, zowel op locatie als op afstand. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek via de HKZ-certificeringspagina.
Belangrijkste inzichten
De kern van HKZ-certificering ligt in het aantoonbaar combineren van een ISO 9001-gebaseerd kwaliteitsmanagementsysteem met sectorspecifieke cliëntprocessen, waarbij de PDCA-cyclus de verbinding vormt tussen beleid en dagelijkse praktijk.
| Punt | Details |
|---|---|
| Twee-delige normstructuur | HKZ bestaat uit een generiek ISO 9001-deel en een sectorspecifiek cliëntgericht deel. |
| Drie normversies | HKZ 143 voor kleine organisaties, HKZ 165 voor zorg en welzijn, HKZ 166 voor zzp’ers. |
| Certificaatduur drie jaar | Het certificaat is drie jaar geldig met tussentijdse audits en verplichte hercertificering. |
| PDCA als bewijs | Auditors toetsen of de verbetercyclus aantoonbaar leeft in de praktijk, niet alleen op papier. |
| Objectiviteit bij audits | Medewerkers mogen niet hun eigen processen auditen; bij kleine organisaties is externe hulp verstandig. |
Veelgestelde vragen
Wat is de HKZ-standaard voor zorg en welzijn?
De HKZ-standaard voor zorg en welzijn is HKZ 165, een certificeringsschema dat een generiek kwaliteitsmanagementsysteem op basis van ISO 9001 combineert met sectorspecifieke eisen rond cliëntprocessen zoals intake, dossierbeheer en veiligheid.
Wat doet de HKZ?
HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) stelt normen op voor kwaliteitsmanagement in zorg en welzijn en laat organisaties onafhankelijk toetsen of zij aan die normen voldoen, zodat cliënten, opdrachtgevers en de IGJ kunnen vertrouwen op aantoonbare kwaliteit.
Wat zijn de HKZ-normen voor gehandicaptenzorg?
Voor de gehandicaptenzorg bestaat een sectorspecifieke HKZ-norm die naast het generieke ISO 9001-deel aanvullende eisen stelt aan de zorgverlening aan mensen met een beperking.
Wat is de HKZ-KO-norm?
De HKZ-KO-norm is HKZ 143, het certificatieschema voor kleine organisaties. De norm bevat eisen uit de Wkkgz en IGJ-thema’s, en vraagt organisaties ook na te denken over zorg die zij niet kunnen bieden als de expertise ontbreekt.